Geef vóór 1 maart de leerlinggegevens door aan DUO

Schoolorganisaties moeten uiterlijk 28 februari 2025 hun jaarlijkse leerlinggegevens aanleveren bij DUO. Op de 'prikdatum' 1 maart stelt DUO de 1 februari-telling vast. De gegevens van teldatum 1 februari 2025 zijn bepalend is voor de bekostiging voor volgend kalenderjaar, 2026. 

Let op: voor regio midden en regio zuid ligt de uiterste datum in de voorjaarsvakantie! 

Het is van belang dat de leerlingadministratie vóór de zogenoemde prikdatum volledig op orde is én correct is uitgewisseld met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD), zodat de schoolorganisatie in 2026 bekostiging ontvangt voor iedere, op de teldatum ingeschreven leerling. Scholen voor speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs dienen bovendien voor iedere leerling het unieke beschikkingsnummer van de toelaatbaarheidsverklaring te hebben gekoppeld en uitgewisseld, zodat DUO kan vaststellen welk samenwerkingsverband belast moet worden voor de ondersteuningsbekostiging. 

Onjuiste registraties

DUO maakt per administratiepunt wekelijks een overzicht van mogelijke onjuiste registraties in ROD, bijvoorbeeld een dubbele inschrijving of het ontbreken van een toelaatbaarheidsverklaring voor het gespecialiseerd onderwijs. Dit kwaliteitscontrolebestand is beschikbaar in Mijn DUO voor medewerkers van scholen met de rol 'medewerker schooladministratie ROD'. Wanneer er geen mogelijke fouten zijn geconstateerd, dan is er geen kwaliteitscontrolebestand. Als het niet mogelijk is een onjuiste registratie op te lossen, neem dan tijdig contact op met DUO.

Na de prikdatum verstuurt DUO de overzichten vaststelling tellingen (Ovt) aan de schoolorganisaties. Zij hebben dan zes weken de tijd om eventueel bezwaar aan te tekenen. 

Een actuele en correcte leerlingadministratie is niet alleen belangrijk op deze teldatum maar ook op 1 oktober en op de eerste van iedere maand in verband met het bepalen van de groeiregeling (op bestuursniveau). Lees ons eerdere bericht hierover.