In gesprek met Leonie Matthijsse-Kersloot, directeur en Casper Schneider, ouder en voorzitter MR van PCBS Margriet, over de beoordeling van hun school als zeer zwak.

Je moet geen schaamte hebben, maar open en bloot de feiten op tafel leggen. Zie het als een nulmeting: vanaf nu kan je alleen nog maar een ontwikkeling vooruit maken.

Het oordeel van de inspectie

Leonie: "Ik begon als nieuwe directeur midden in coronatijd. Bij mijn sollicitatie was wel verteld dat er tegenvallende resultaten waren, maar verder waren er geen problemen. Ik heb meteen zelf lesbezoeken gedaan en zag dat er meer aan de hand was. De leskwaliteit was niet altijd zichtbaar en er was soms weinig openheid. Er heerste een familiaire cultuur waar ieder vooral met de eigen kinderen aan het werk was en waar het goede onderwijsgesprek niet gevoerd werd. Collega’s konden ook niet goed aangeven waar ze trots op waren. Er was dus werk aan de winkel, en toen belde de inspectie dat ze langs wilden komen. Ik voorzag dat onze onderwijskwaliteit niet met een voldoende beoordeeld zou worden, en dat heb ik ook aan het team doorgegeven. Dat leidde meteen tot onrust en spanning, want die openheid waren ze niet gewend. Ik heb ook meteen de MR hierin meegenomen: hier gaan we tegenaan lopen, dit verwachten we."

Casper: "Na het inspectiebezoek gaf de inspecteur aan dat er wel zaken in ontwikkeling waren, maar dat alles nog in de opstartfase zat en dus nog niet voldoende was, met name wat betreft de resultaten, het didactisch handelen en zicht op ontwikkeling. We waren er door Leonie wel op voorbereid dat niet alles voldoende zou zijn, maar zeer zwak had niemand verwacht. Het oordeel gaf in eerste instantie verdriet en onmacht bij het team, maar als snel veranderde dat in ‘samen de schouders er onder’."

De eerste communicatie over het oordeel

Casper: "Direct na het oordeel moest de school dicht door Corona. Leonie heeft toen een brief gestuurd naar ouders en die eerst door ons laten checken. In de brief stond wat de inspectie had gedaan en gezien en wat de school zelf al had opgestart. Er kwamen geen reacties op de brief bij de directeur, maar wel bij ons: hoe kan dit, moet ik mijn kind van school halen? Wij hebben als MR aangegeven dat we ons vanaf nu alleen maar verder konden ontwikkelen, dat het alleen maar beter kon worden."

Leonie: "In de eerste communicatie na het oordeel heb ik de school vergeleken met een tuin waarin iedere leerkracht met de beste intenties hard aan het werk was. Nu was het tijd om met elkaar af te stemmen wat voor soort tuin we wilden maken, bij elkaar te gaan kijken, en van elkaar te leren. Om zo de school te maken tot een tuin met samenhang waar de kinderen de vruchten van plukken."

Het verbetertraject

Leonie: "Omdat er al veel dingen waren opgestart, kon ik samen met de medewerker van de Vliegende Brigade van de PO-raad snel een verbeterplan opstellen. Ook daar heb ik de MR vanaf het begin in meegenomen. De MR was een meewerkend partner in plaats van dat we tegen over elkaar stonden. We werkten samen aan hetzelfde doel. Ook in het team lag de focus op het samenwerken en een goede onderlinge communicatie: wat is ons doel en wat moeten we daarvoor doen, ook in de tijd. Er moest veel in korte tijd, dus ik heb ook heldere prioriteiten gesteld en collega’s zo veel mogelijk gefaciliteerd. Er was elke week een werkmiddag, waar ook tijd was om de afspraken voor je eigen groep uit te werken en voor te bereiden. Dat was heel pittig. Om collega’s te ondersteunen hebben we gezorgd voor oppas indien nodig en taart om successen te vieren. Het is belangrijk om met je team steeds te vieren wat er lukt: stapjes zetten, afvinken, vieren en weer door."

De communicatie tijdens het verbetertraject

Casper: "Na de eerste brief van Leonie werd het even stil omdat het team eerst het verbeterplan wilde maken. Maar ouders wilden direct antwoord en werden ongeduldig. We hebben daarom samen met de directeur voor na de kerstvakantie een online overleg voor ouders gepland om vragen te kunnen stellen. De bestuurder was daar ook bij. Uiteindelijk kwamen daar maar 7 ouders op af. Er was in het begin vooral veel communicatie informeel via appgroepjes van ouders. Dat was voor ons lastig om te beïnvloeden."

Leonie: "De vorige directeur was heel informeel en kende alle ouders. Daarnaast stond de school vooral bekend om alle leuke dingen en de fijne sfeer en gingen er veel taakuren naar feesten. Dat moest anders door het inspectie-oordeel en door corona stond ik al 1-0 achter in de contacten met ouders. Dus ouders gingen al gauw met elkaar in de negatieve stand: vroeger was het leuk op school, maar sinds de nieuwe directeur is er geen tijd meer voor leuke dingen. Dat was lastig. Ik was ook nog zoekend naar mijn rol als directeur, hoe geef ik dat vorm? Ik voelde me gesteund door het team en de collega directeuren. Toch was het soms best een eenzaam proces, omdat er bij alle geledingen ook veel emoties los kwamen. De betrokkenheid van de PO-raad was hier heel helpend bij. Doordat ik als startende directeur ook niet alles wist, kon ik heel mooi met het team samen optrekken in het leren over onderwijskwaliteit."

Casper: "Hoewel ouders eerst waren geschrokken, zagen ze gedurende het traject ook dat het team hard aan de slag was om het onderwijs te verbeteren. Er is geen ouder geweest die zijn kind van school heeft gehaald. Er was ook direct openheid naar nieuwe ouders, want de directeur wilde niet dat ze dat later op het schoolplein zouden horen. Dat heeft wel geleid tot een lichte daling van aanmeldingen, maar ook tot veel waardering van nieuwe ouders over de eerlijke communicatie."

Leonie: "Het is belangrijk om ouders gedurende het traject steeds te informeren over wat je aan het doen bent en hoe je ervoor gaat zorgen dat het weer beter gaat. Ook al krijg je weinig reacties of alleen negatieve mailtjes van een kleine groep ouders, toch moet je blijven communiceren. Er ging elke twee weken een nieuwsbrief naar ouders met daarin ook het kopje onderwijsontwikkeling: waar zijn we mee bezig, hoe staat het met het verbeterplan. En als je vragen hebt, loop dan gewoon binnen. Ook de leerkrachten stuurden regelmatig een brief naar ouders om ze te betrekken bij de onderwijsinhoud. We hebben bewust geen social media ingezet; de communicatie ging primair via de mail en zodra het weer konden waren er koffie-ochtenden voor ouders en daar wordt wisselend gebruik van gemaakt. We hebben in de nieuwsbrief ook steeds vooruitgekeken naar het vervolgbezoek van de inspectie en toen we weer voldoende waren, kregen we veel positieve reacties van ouders. Bij sommige ouders is nu pas het besef dat de school inderdaad zeer zwak was. Nu gaan dingen heel anders en dat merken ze en waarderen ze."  

In gesprek met Lenneke Baas, directeur van RKBS De Vlinder en Nikki Westland, ouder en voorzitter MR, over de beoordeling van hun school als zeer zwak.

Zie de MR als sparring partner, zowel inhoudelijk rond het verbetertraject als in je communicatie met ouders. Zij weten wat er leeft bij ouders en hoe je daar als school goed bij aan kunt sluiten.

Het oordeel van de inspectie

Lenneke: "Doordat we in de benchmark op de Eindtoets lager scoorden dan van onze populatie verwacht mag worden, kwam de inspectie langs voor een risico-onderzoek. Ik was toen net directeur en onvoldoende op de hoogte van de lading van een risico-onderzoek. Ik had in de eerste maanden al wel mogelijkheden gezien om de kwaliteit te verbeteren, maar door Corona was het nog niet gelukt om die ontwikkelslag ook te slaan. Ook binnen het MT en het team was op dat moment nog onvoldoende ruimte om grotere zaken op te pakken. Door het oordeel van de inspectie ontstond er urgentiebesef en dat was erg helpend. Al hadden we als team, zeker de collega’s die al jaren bij ons werken, wel een klap op te vangen. En dat was niet gemakkelijk in een tijd waar je maar met vier collega’s in één ruimte mag zijn. Doordat het geen prettig bezoek was, was er in het begin vooral veel onbegrip en ongeloof. We wisten dat er kansen waren om beter te worden, maar het predicaat ‘zeer zwak’ vonden we niet terecht. Maar helaas is dit wel het oordeel als je op twee of meer standaarden onvoldoende scoort."

Nikki: "Voor ons als ouders was het ook een schok. Wij hadden als ouders goed onderzoek gedaan voordat we voor De Vlinder kozen en we waren immers heel tevreden over de school. Als MR gingen we dan ook vol vertrouwen het inspectiebezoek in. We herkenden de inhoud van het oordeel niet, omdat dit vooral zaken betrof waar je als ouders weinig tot geen zicht op hebt. Nadat de school ouders inzicht heeft gegeven in het predicaat en de oorzaken van de onvoldoende standaarden, konden we het beter plaatsen. Bij veel andere ouders hield het gevoel van ongeloof langer aan."

De eerste communicatie over het oordeel

Lenneke: "Het inspectiebezoek vond begin december plaats en mijn toenmalige bestuurder adviseerde in eerste instantie pas na de Kerst te communiceren met de ouders. Maar dat was voor mij geen optie. Ik wilde niet dat mijn collega’s zo’n verdrietige emotie en belangrijke informatie geheim moesten houden voor kinderen en ouders. Daarnaast hadden de ouders die aanwezig waren bij het gesprek met de inspecteurs een naar gevoel aan het gesprek overgehouden en de betrokken MR-ouder wilde daar graag met mij over in gesprek. Ik wilde zo snel mogelijk open kaart spelen en besloot diezelfde week nog een uitgebreide brief te sturen naar alle ouders en collega directeuren van zowel mijn stichting als collega scholen uit de wijk. In de brief stond waarom wij het predicaat ‘zeer zwak’ zouden krijgen, op welke standaarden en om welke specifieke redenen én wat de eerste voornemens waren in het plan van aanpak. Ook liet ik weten wat ouders van mij mochten verwachten ten aanzien van de communicatie naar ouders. Het zou immers nog heel lang kunnen duren voordat het definitieve rapport van de inspectie zou komen. Ook hebben we met de leerlingen in de hogere groepen besproken wat we beter zouden gaan doen. Daarnaast heb ik ook alle ouders die hun kinderen al hadden ingeschreven, maar nog niet waren gestart, gebeld om hen in te lichten en op gesprek uit te nodigen als ze dat zouden wensen. Deze openheid werd zeer gewaardeerd."

Nikki: "De school, maar ook de MR heeft veel reacties van ouders op deze brief gekregen: ze begrepen het niet, de kinderen gingen immers met plezier naar school en kregen tijdig extra begeleiding. Hierdoor werd een deel van de ouders ook onzeker en werd het spannend om op hun eigen gevoel te vertrouwen als een inspecteur (die zal het wel beter weten) anders zegt. Als ouders wilden we ook graag weten wat de inspectie dan zelf zegt over de school, maar het duurde ontzettend lang voordat we het ouderrapport kregen en dat versterkte de onzekerheid omdat het rapport niet erg concreet was. We hebben lang gewacht en wisten na het definitieve rapport eigenlijk nog niet precies hoe en wat."

Lenneke: "De onzekerheid van ouders was erg te begrijpen omdat de standaarden waar we onvoldoende op scoorden; ‘Didactisch handelen’, ‘Zicht op ontwikkeling’ en ‘Kwaliteitszorg’ moeilijk zichtbaar zijn voor ouders. En daarom hebben we in de nieuwsbrieven naar ouders steeds weer zo expliciet mogelijk willen zijn; waarom was het niet goed, wat gaan we anders doen, wat hebben we al bereikt? Na elke vergadering, studiedag, ronde groepsbezoeken of ander moment dat we aan het verbeterplan werkten, lieten we ouders weten wat we gedaan hadden en wat de opbrengsten waren. Toen het inspectierapport eindelijk kwam, vonden we de samenvatting voor ouders onvoldoende helder en hebben we besloten het hele rapport met ouders te delen."

Het verbetertraject

Lenneke: "Omdat we een aantal zaken voor het inspectiebezoek al in ons vizier hadden, lag er in de kerstvakantie al een eerste versie van het verbeterplan. Toch wilden we wachten op het definitieve rapport en een uitgebreide analyse door een analist van het traject Goed worden, Goed blijven, dat ons werd aangeboden door de PO-Raad. Doordat de kinderen thuis kwamen te zitten en daarna CITO’s moesten doen, kon de analist pas in juni de groepen in. Daardoor bleef het team ook langer dan wenselijk onzeker omdat ze niet verder konden. We wilden allemaal aan de slag. Gelukkig heeft de analist daarna een uitgebreid rapport geschreven waardoor voor iedereen helder was dat we konden gaan doen wat in het verbeterplan stond. De analist gaf het team en de bestuurder terug zich over het oordeel en het verleden heen te moeten zetten en vooruit te kijken. Dit was confronterend, maar heel fijn om samen in de leerstand te komen. Daarna zijn we als team aan de slag gegaan. We hebben doelen en bijbehorende acties geformuleerd en weggezet in ons verbeterbord waar de acties steeds een fase verder gezet konden worden (verkennen - ontwikkelen - realiseren – vieren). Collega’s gingen zowel samen als zelfstandig aan de slag met wat ons te doen stond. Belangrijk was hierbij dat we met elkaar het gesprek aangingen over wat een goede les precies inhoud en wat de voorwaarden zijn waar een goede les dan aan moet voldoen. Uiteindelijk zeiden collega’s zelf: ik ben beter les gaan geven, ik heb leerlingen beter in beeld en kan hen beter geven wat ze nodig hebben. En ouders zien dat nu ook terug. Toen we eenmaal weer groen licht kregen van de inspectie, was het eigenlijk ook geen onderwerp meer van gesprek voor ouders. Uiteindelijk zijn in de eerste twee maanden na het inspectiebezoek vier van de 350 kinderen naar een andere school gegaan vanwege het inspectiebezoek, daarna niet meer."  

De communicatie tijdens het verbetertraject

Lenneke: "Door corona konden we geen informatieavond voor ouders organiseren. Daardoor kwamen er in de eerste weken toch een aantal vragen en enige onrust bij ouders. We hebben, ondanks het verzoek van een aantal ouders, er niet voor gekozen om via Teams een informatieavond te organiseren, omdat de mogelijkheid dan bestaat dat een paar ouders het gesprek domineren waar je als school op afstand minder grip op hebt. Ook hebben we bewust geen social media ingezet, maar gekozen voor volledige en persoonlijke communicatie, zo snel, eerlijk en open mogelijk. We hebben vooral gecommuniceerd via onze tweewekelijkse nieuwsbrieven en de wekelijkse update van de eigen leerkracht. Daarnaast hadden we afgesproken dat collega’s zoveel mogelijk vragen van ouders zelf zouden beantwoorden, maar hen vooral ook naar mij door te verwijzen. Ik probeerde naar ouders laagdrempelig te zijn en in de nieuwsbrieven nodigde ik ouders steeds weer uit om hun vragen of zorgen bij mij neer te leggen. Het heeft mij best veel tijd gekost, maar ouders hadden dit nodig om het vertrouwen in ons te kunnen houden. We hebben onze brigadier van Goed worden, Goed blijven een video laten inspreken voor onze ouders waarin zij heel eerlijk, open en transparant vertelde wat de status van de verschillende verbeteracties was. Het deed ouders goed om van een externe en onpartijdige deskundige te horen hoe goed we op weg waren. Tijdens het hele traject heb ik de MR echt als sparringpartner gezien. Het was fijn dat de MR alle brieven wilde tegenlezen en steeds keek of het voor ouders goed te begrijpen was."

Nikki: "Het was als ouders heel fijn dat we via de nieuwsbrieven op de hoogte werden gehouden. Steeds een vast kopje in de nieuwsbrief met concrete voorbeelden waarin alle ouders werden meegenomen in waar de school mee bezig was. Als MR kregen we het volledige verbeterplan te zien en hebben Lenneke geadviseerd een samenvatting hiervan met alle ouders te delen. En zo kregen alle ouders inzicht in de belangrijkste acties en de planning van realiseren. Als MR zijn we in het hele proces meegenomen en kregen we de ruimte om mee te lezen, kritische vragen te stellen en advies te geven."