Helpdesk Privacy

Op 27 april heeft de PO-Raad met de vakbonden een onderhandelaarsakkoord gesloten voor een nieuwe cao. Als deze CAO PO 2016-2017 door de achterbannen wordt bekrachtigd, dan wijzigt een aantal regels. De informatie bij de gepubliceerde vragen en antwoorden is daarop nog niet aangepast. We doen dat zo snel mogelijk.

Welkom bij de Helpdesk. Hier kunt u antwoorden vinden op uw vragen.

Ik wil iets weten over…

Vragen en antwoorden binnen Privacy

  • Ouders van een leerling willen het dossier van hun kind inzien en daar een kopie van hebben. Zijn we verplicht om dat te doen?

    Artikel 15 AVG geeft ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder het recht om te vragen welke gegevens een organisatie van hen heeft en ze mogen vragen deze gegevens in te zien (inzagerecht). Zij hebben ook recht op een kopie van het leerlingendossier, tenzij daarbij afbreuk wordt gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Als de ouders of leerlingen om bijkomende kopieën vragen, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding rekenen.

    Zie voor meer informatie over het leerlingendossier: onderwijsgeschillen.nl/thema/leerlingdossier.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema Passend onderwijs of het onderwerp Privacy.

  • Mag een school elk jaar klassenlijsten verstrekken aan ouders?

    Dat mag alleen met toestemming. Op basisscholen worden er vaak klassenlijsten of telefoonlijsten uitgedeeld met namen, adressen en telefoonnummers (van ouders) van leerlingen. Deze gegevens zijn persoonsgegevens en vallen dus onder de privacywetgeving. Het delen van deze gegevens gebeurt niet in het kader van het geven van onderwijs. Het is daarmee noodzakelijk om de ouders (vooraf) toestemming te vragen voor het delen van de gegevens met andere ouders/leerlingen. Bedenk dat het delen van die adressenlijsten niet nodig is om goed onderwijs te geven.

    Een school kan, als alternatief voor het verspreiden van de klassenlijst, er ook voor kiezen om de klasse-ouder (als enige) in de klas een adressenlijst te geven voor calamiteiten. Met deze ouder maakt de school de afspraak dat de lijst vertrouwelijk moet zijn. Als er bijvoorbeeld een adres van een ouder nodig is na schooltijd, dan kan de klasse-ouder altijd bij de adressenlijst.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema School, kind & omgeving of het onderwerp Privacy.

  • Moeten ouders toestemming verlenen voor de uitwisseling van het onderwijskundig rapport (OKR) met de nieuwe school voor voortgezet onderwijs?

    Voor de uitwisseling van het OKR tussen de basisschool en de nieuwe school (po of vo), is geen toestemming van ouders nodig. Ze kunnen dus ook geen bezwaar maken tegen de uitwisseling van het OKR: de school moet de het OKR hoe dan ook uitwisselen.

    Wel moeten de ouders inzage krijgen in het OKR, voordat deze wordt uitgewisseld. Professionele indrukken van leraren kunnen niet gecorrigeerd worden, maar bezwaren en opmerkingen van de ouders moeten wel opgenomen worden in het OKR. De school moet de gegeven inzage ook vastleggen. Dit kan op verschillende manieren:

    • Bewaar een kopie van de brief aan de ouders.
    • Maak een verslag van het gesprek tussen de leraar en de ouders.
    • Registreer de datum (en tijd) van de (mondeling) gegeven toestemming.
    • Plaats na het gesprek met de ouders een vinkje bij ‘inzage’ in de LAS.

    Door dit schriftelijk vast te leggen in het leerlingendossier, maakt de school controleerbaar dat de wettelijke informatieplicht is nageleefd.

    Na enige discussie in de Tweede Kamer, is besloten om in het primair onderwijs een (centrale) eindtoets in te voeren en om scholen te verplichten voor 1 maart het schooladvies te geven omtrent het volgen van aansluitend voortgezet onderwijs. Het schooladvies maakt formeel deel uit van het OKR. Ouders hebben ook in dit schooladvies dus alleen inzagerecht, geen toestemmingsrecht. Het uitwisselen van het OKR en het schooladvies tussen de po-school en de vo-school is verplicht. Ook wanneer de ouders het hier niet mee eens zijn.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema School, kind & omgeving of het onderwerp Privacy.

  • Mogen leerlingengegevens digitaal uitgewisseld worden, bijvoorbeeld mag een school een bewijs van uitschrijving digitaal aanleveren aan een VO-school?

    De Nota van toelichting op het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens geeft expliciet aan: "Door het gebruik van het persoonsgebonden nummer te regelen bij de uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens, biedt de regering een belangrijke basisvoorwaarde voor een transparante (elektronische) uitwisseling tussen scholen die de kansen op fouten zo klein mogelijk maken."  Hier wordt dus nadrukkelijk gesteld dat de uitwisseling van leerlinggegevens elektronisch kan. Daarmee is tevens gesteld dat de gegevens ook elektronisch in de administratie kunnen zijn opgenomen.

    Wel moet een schoolbestuur daarbij rekening houden met diverse aspecten zoals bijvoorbeeld de Wet op de bescherming persoonsgegevens en dat de veiligheid geborgd moet zijn en eventuele handtekeningen onomstotelijk "eigen" moeten zijn. En uiteraard moeten een inspectie en eventueel een accountant daar op een zinvolle manier inzage in kunnen hebben.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of het onderwerp Privacy.

  • Hoe moeten scholen omgaan met sociale media, zoals Facebook en WhatsApp?

    We raden aan om terughoudend te zijn met contact tussen leraren en leerlingen. Zeker wanneer privécontacten via dezelfde sociale media verlopen. Sommige scholen hebben voor een praktische regel gekozen: een docent maakt voor leerlingen een apart profiel aan dat duidelijk aan zijn functie en de school is gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan Facebook.com/meesterpieter. Via dit profiel kan meester Pieter contact onderhouden, huiswerkvragen beantwoorden en chatten met leerlingen. Op zijn privépagina mag hij géén leerlingen aan zijn vrienden toevoegen.

    Privacyreglement

    In een privacyreglement kan de school uitleggen hoe er wordt omgegaan met de persoonsgegevens van leerlingen. U kunt daarvoor gebruikmaken van het modelreglement van Kennisnet en dit aanvullen met zaken die specifiek van toepassing zijn op uw school. Lees ook het artikel waarin Kennisnet uitlegt hoe u een privacyreglement maakt voor uw school.

    Lees het volledige antwoord op de website van Kennisnet.

    Kennisnet en de PO-Raad verzamelden in gesprekken met po- en vo-scholen de meestgestelde vragen van bestuurders. Deze vraag is er een van. Samen werken Kennisnet en PO-Raad aan Slimmer leren met ICT. Zodat scholen ICT op hun eigen manier makkelijk kunnen inzetten voor onderwijs, leerlingen meer op maat kunnen leren en we zo het beste uit ieder kind kunnen halen. Deze serie is mede mogelijk gemaakt door het Doorbraakproject Onderwijs & ICT.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of het onderwerp Privacy.

  • Wat is informatiebeveiliging en privacy en hoe regel ik dit op school?

    Informatiebeveiliging en privacy (IBP) zijn twee belangrijke thema's in het onderwijs die een school moet regelen. Onderdeel van privacy is de beveiliging van persoonsgegevens. Beide begrippen staan naast elkaar en zijn van elkaar afhankelijk.

    Er zijn 2 redenen waarom scholen hun informatiebeveiliging en privacy (IBP) op orde moeten hebben:

    1. Het onderwijs moet altijd door kunnen gaan.
    2. De privacy van leerlingen moet beschermd worden.

    Informatiebeveiliging

    Scholen worden steeds afhankelijker van informatie en ict. Nieuwe ontwikkelingen, zoals gepersonaliseerd leren, zorgen voor nieuwe bedreigingen en risico's. Denk bijvoorbeeld aan een toets of een les die niet door kan gaan omdat een bepaald systeem niet beschikbaar is. Informatiebeveiliging helpt scholen om passende maatregelen te treffen zodat het onderwijs altijd door kan blijven gaan.

    Lees het volledige antwoord op de website van Kennisnet.

    Kennisnet en de PO-Raad verzamelden in gesprekken met po- en vo-scholen de meestgestelde vragen van bestuurders. Deze vraag is er een van. Samen werken Kennisnet en PO-Raad aan Slimmer leren met ICT. Zodat scholen ICT op hun eigen manier makkelijk kunnen inzetten voor onderwijs, leerlingen meer op maat kunnen leren en we zo het beste uit ieder kind kunnen halen. Deze serie is mede mogelijk gemaakt door het Doorbraakproject Onderwijs & ICT.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of het onderwerp Privacy.

  • Mogen leraren en ouders foto’s maken van leerlingen?

    Wil je als school via de website of sociale media foto's of video's van leerlingen verspreiden, dan moet je daar altijd toestemming voor vragen. En als ouders willen dat je een foto verwijdert, moet je daar altijd toestemming voor geven.

    Toestemming voor publicatie

    Een foto waarop een leerling te zien is, zegt iets over de afkomst van die leerling. Deze informatie is bijzonder gevoelig. Daarom is het vanuit het oogpunt van privacy belangrijk dat de afgebeelde leerling (of zijn ouders) toestemming geeft voor het publiceren van die foto. Je bent als school dus verplicht om gehoor te geven aan een verzoek tot verwijdering op grond van de privacywetgeving. Houd hier bijvoorbeeld ook rekening mee als een professionele fotograaf foto's komt maken op school.

    Bekijk ook de handleiding 'Privacy in 10 stappen' voor meer informatie over privacyregels.

    Lees het volledige antwoord op de website van Kennisnet.

    Kennisnet en de PO-Raad verzamelden in gesprekken met po- en vo-scholen de meestgestelde vragen van bestuurders. Deze vraag is er een van. Samen werken Kennisnet en PO-Raad aan Slimmer leren met ICT. Zodat scholen ICT op hun eigen manier makkelijk kunnen inzetten voor onderwijs, leerlingen meer op maat kunnen leren en we zo het beste uit ieder kind kunnen halen. Deze serie is mede mogelijk gemaakt door het Doorbraakproject Onderwijs & ICT.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of het onderwerp Privacy.

  • Moeten we op het gebied van privacy iets regelen met de leverancier?

    Als u gebruikmaakt van digitale leermiddelen en toetsen, worden gegevens van leerlingen tussen de school en de leveranciers uitgewisseld. Duidelijke afspraken met leveranciers zijn dan ook essentieel. De PO-Raad heeft in een privacy convenant afspraken gemaakt over wat er gedaan mag worden met leerlingengegevens en wat niet, over het beveiligen en bewaren van die gegevens en over het feit dat de regie altijd bij de school ligt.

    De PO-Raad heeft het convenant daarna verwerkt tot een modelbewerkersovereenkomst. U moet vervolgens wel zelf deze overeenkomst, die wettelijk verplicht is, sluiten met de leverancier. Vergeet daarbij niet de privacy bijsluiter in te laten vullen door de leverancier, waarin onder meer beschreven wordt welke typen persoonsgegevens de leverancier verwerkt.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of de onderwerpen ICT organiseren , Ondersteuning bij ICT en Privacy.

  • Hoe regelen we de privacy goed op mijn school?

    Gegevens worden steeds vaker digitaal opgeslagen, gedeeld en gebruikt. Niet alleen op scholen, zoals in een Cloudplatform, maar ook bij leveranciers van digitaal materiaal. Het is daarom belangrijk zeker te weten dat de privacy van leerlingen goed geregeld is. De PO-Raad en Kennisnet hebben in de brochure Privacy op school in 10 stappen uitgelegd hoe u meteen aan de slag kunt om controle te krijgen over privacy. In de brochure worden verschillende documenten genoemd, zoals een voorbeeld van een privacyreglement en een modelreglement sociale media. Een overzicht van al het beschikbare materiaal vindt u in het artikel Alle privacyhulpmiddelen voor scholen op een rij.

    Meer weten?

    Kijk ook eens bij het thema ICT in het onderwijs of de onderwerpen Ondersteuning bij ICT en Privacy.