• Voorbereiden op boekenonderzoek Belastingdienst

De Belastingdienst bekijkt de boeken van schoolbesturen steeds vaker op een kritische manier. Een dergelijk boekonderzoek wordt altijd vooraf aangekondigd en het is handig als schoolbesturen weten hoe ze moeten handelen als ze een dergelijke aankondiging krijgen. Om je als bestuur goed te kunnen verweren, is het ook van belang de spelregels te kennen. Flynth accountants heeft sinds kort een heldere handleiding met aandachtspunten bij een dergelijk boekenonderzoek. Deze is goed te gebruiken als hier vragen over binnenkomen. Deze handleiding is gratis te vinden op de website van Flynth.

  • Besparen op inkoop

Zijn op school de schriften bijna op, dan moeten er uiteraard nieuwe worden besteld. Een schoolbestuur geeft aan dergelijke zaken gemakkelijk te veel geld uit. Door op een paar punten te letten, kan het bestuur al snel veel geld besparen. Dat is mooi meegenomen, want dit betekent dat meer geld kan worden ingezet voor het primaire proces.

 Enkele inkooptips             

  • Ga regelmatig na welke contracten u heeft lopen en of deze contracten niet goedkoper kunnen. Er kan veel geld verloren gaan met stilzwijgende verlengingen.
  • Vraag minstens drie offertes aan, zo kunt u goed vergelijken. Vergelijk niet alleen prijs, maar ook kwaliteit.
  • Onderzoek de mogelijkheid om samen te werken met andere schoolbesturen. U kunt leren van elkaars ervaringen, maar u kunt bijvoorbeeld ook een gezamenlijke inkoper aanstellen of gezamenlijk optrekken in het bedingen van hogere kortingen. (Al kunt u in het achterhoofd houden dat korting die u voor grote partijen kunt bedingen, vaak ook te bedingen is voor afname van kleinere hoeveelheden).
  • Zorg dat de inkoop professioneel gebeurt. Dit kan door uzelf te professionaliseren, door een professionele inkoper aan te stellen of een externe partij in te schakelen. Mocht u kiezen voor een externe partij, de PO-Raad biedt ledenvoordeel op dit gebied.
  • Let op: bij het overschrijden van bepaalde drempelbedragen, bent als publieke organisatie verplicht om Europees aan te besteden. Zie hieronder voor meer informatie daarover.

Wanneer een onderwijsinstelling een contract aangaat met een leverancier of deze wil verlengen en het geld dat ermee is gemoeid een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, is de instelling wettelijk verplicht Europees aan te besteden. Dat geldt dus ook voor schoolbesturen. Hieronder vindt u hierover meer informatie.

  • Europees aanbesteden

Waarom Europees aanbesteden?

Er wordt beoogd dat elke aanbieder in de Europese Unie een eerlijke kans krijgt om een opdracht te verkrijgen. Voor u, als de partij die de opdracht uitzet, zou het voordelen op moeten leveren. Met het Europees aanbesteden wordt meer en eerlijkere concurrentie bevorderd, waardoor betere prijs-kwaliteitverhoudingen afgedwongen kunnen worden. Als schoolbestuur kunt u zo veel besparen op de inkoop van bepaalde diensten.

Behalve geldvoordeel, maakt de procedure die voor het Europees aanbesteden moet worden doorlopen ook dat u als bestuur vooraf heel helder moet formuleren wat u precies wilt en aan welke eisen het product of de dienst moet voldoen. Die zorgvuldigheid kan uiteindelijk veel voordelen opleveren, omdat u heel duidelijke afspraken maakt met de partij waarmee u uiteindelijk in zee gaat. Die partij dient zich aan deze afspraken te houden.

Drempelbedragen 2014-2015

 

Werken

Leveringen

Diensten

Een product als functioneel geheel van bouwkundige of civieltechnische werken

Huur, huurkoop, leasing of aankoop en levering van producten en de bijbehorende werkzaamheden (zoals installeren).

Andere opdrachten dan werken of leveringen, bijvoorbeeld onderhoud en schoonmaak.

€5.186.000,- excl. btw

€207.000,- excl. btw

€207.000,- excl. btw

Hoe aanbesteden?

Europees aanbesteden, is een ingewikkelde aangelegenheid en vereist specifieke juridische kennis en grote zorgvuldigheid. De PO-Raad raadt u dan ook aan dat als u deze kennis niet zelf  in huis heeft, u een expert in dienst neemt of een externe partij inzet.

Zie daarvoor bijvoorbeeld onze voordeelpartner op het gebied van inkoop.

Tips

  • Vergeet niet dat de drempelbedragen gelden voor de gehele duur van het contract, plus de mogelijke verlengingen en opties.
  • Soms heeft u als bestuur niet alle kennis en expertise  in huis. U kunt in dat geval een professionele inkoper aannemen, of het Europees aanbesteden uitbesteden aan een externe partij. Vaak verdient dit zichzelf terug.
  • Besteed veel aandacht aan uw programma van eisen.
  • Mocht Europees aanbesteden in uw geval niet noodzakelijk zijn, verantwoord u hier dan goed over. Volgens de wet is het niet toegestaan om één opdracht op te splitsen in meerdere opdrachten om onder de werking van het aanbestedingsrecht uit te komen. Splitsen is wel toegestaan, als het producten, werken of diensten betreft met een verschillende functie of doel.
  • Ook als het om kleinere bedragen gaat, die niet hoeven te worden aanbesteed, is het altijd goed meerdere offertes aan te vragen om zo de beste kwaliteit voor de laagste prijs te vinden.