Aan het zwoegen op je bestuursverslag? Lees hier waar de financieel inspecteur op let

Wanneer vindt een financieel inspecteur dat een bestuur zich goed verantwoordt? Hoe praat ze daarover met besturen? En waarom is die continuïteitsparagraaf toch zo belangrijk? Deze en meer vragen stelde de PO-Raad in gesprek met directeur Rekenschap en Juridische Zaken Annelies Opstraat en financieel inspecteur Ingrid van der Horst.

Als inspectie beoordelen jullie bij elk vierjaarlijks onderzoek de verantwoording van onderwijsbesturen over hun financiën. Waar let je dan vooral op?
Opstraat: ,,Dat besturen in hun verantwoording echt iets zeggen over hun ambities, waar ze staan, welke school of scholen ze willen zijn. In dat licht is het belangrijk dat een bestuursverslag niet alleen voor ons wordt geschreven, maar ook voor ouders, MR, gemeente en andere belanghebbenden.”

Van der Horst: ,,Het bepalen van de ambitie is het vertrekpunt voor besturen om hun onderwijsdoelen te bepalen. Wij bekijken in de verantwoording of en hoe die doelen zijn gekoppeld aan financiële middelen. Maar dat is vooruitkijkend. Wij kijken ook terug: zien we aan welke doelen de rijksmiddelen zijn besteed? Daarnaast besteden we in onze analyse aandacht aan de rechtmatigheid van de bestedingen en aan de financiële continuïteit van het bestuur. Tot slot letten we op de verantwoording in de continuïteitsparagraaf.”

Jullie zien dus een verhaal, niet alleen een jaarrekening?
Van der Horst: ,,Ja, we kijken naar de samenhang tussen beleid en financiële middelen. Dit is niet los van elkaar te zien. Als je geen geld meer hebt, kun je je doelen niet behalen. We kennen het format van de PO-Raad. Zo’n format helpt om bewust doelen te koppelen aan de inzet van financiële middelen, maar het is slechts een instrument. Het garandeert niet dat je verslag volledig is.”

Hoe praat je daarover met besturen?
Opstraat: ,,In veel onderzoeken trekken wij samen op met de inspecteur kwaliteit en in gesprekken met besturen vragen wij aandacht voor de koppeling tussen beleid en financiën. Daarnaast praten we met besturen over de continuïteitsparagraaf, waar kan of moet de verantwoording verbeterd worden? Als wij zien dat er iets wettelijk niet in orde is, dan zullen we daarop handhaven. Maar als inspectie hebben we natuurlijk ook de rol om een bestuur te stimuleren. Zo kunnen we aanraden om nog eens naar bepaalde onderdelen te kijken. Kortom: Sommige dingen móeten beter, andere dingen kunnen beter.”

Waar kunnen besturen over het algemeen wat meer aandacht aan besteden?
Van der Horst: ,,Dat is de continuïteitsparagraaf, waarin risico’s beschreven worden. De continuïteitsparagraaf werd in 2013 ingevoerd, naar aanleiding van enkele debacles in onderwijsland. De afgelopen jaren voerden we als inspectie verschillende onderzoeken uit naar de continuïteitsparagraaf en we concluderen hierin dat de kwaliteit ervan kan worden verbeterd. Bij elk vierjaarlijks onderzoek wordt de continuïteitsparagraaf nu onder de loep genomen. We willen niet alleen alle verplichte elementen terugzien, maar kijken ook nadrukkelijk naar de informatiewaarde ervan. Als er een element van de continuïteitsparagraaf niet aan de wet voldoet, dan geven we een herstelopdracht. ”

Opstraat: ,,Het opstellen van een kwalitatief goede continuïteitsparagraaf helpt een bestuur in control te zijn en draagt bij aan de dialoog met in- en externe belanghebbenden. Je schrijft ‘m niet alleen voor ons, maar vooral voor jezelf.”

Wat gaat er dan mis bij die continuïteitsparagraaf?
Opstraat: ,,Een voorbeeld is het intern risicobeheersingssysteem. Doel is dat besturen risico’s in kaart brengen, beheersen en jaarlijks of tweejaarlijks evalueren of die risico’s nog de juiste zijn. In de jaarverslagen zien we vaak wel aandacht voor het bepalen van risico’s en de bijbehorende beheersmaatregelen. Maar het is ook belangrijk dat het bestuur beschrijft hoe zij de risico’s heeft bepaald en welke aandacht er is geweest voor de beheersing van de risico’s. En het bestuur moet periodiek evalueren of de juiste risico’s in beeld zijn en of er aanpassingen nodig zijn. In gesprek met het bestuur blijkt vaak dat evaluatiegesprekken wel plaatsvinden. Maar het is dus belangrijk daadwerkelijk in je verslag op te nemen hóe je hebt geëvalueerd.”

Van der Horst: ,,Iets dergelijks geldt ook voor het verslag van de intern toezichthouder. Die verantwoordt vaak netjes over zijn wettelijke taken. Maar we willen ook terugzien hoe de intern toezichthouder het bestuur adviseert en ondersteunt. Wat waren de effecten van het intern toezicht in het afgelopen jaar en welke resultaten zijn er met het toezicht bereikt? Dat ontbreekt nog weleens in het verslag. Daarnaast is het een taak  van de intern toezichthouder om toe te zien op doelmatige en rechtmatige besteding van de rijksmiddelen. Daarover komt dan een standaardzin terug in de verslagen. Maar hóe doet de intern toezichthouder dat? Daar moet ook verantwoording over worden afgelegd.”

Opstraat: ,,Het gaat vaak wel over wat is er gedaan, maar niet over hoe het is gedaan.”

Zijn er specifieke tips die u PO-besturen wilt geven?
Van der Horst: ,,Heb aandacht voor de beleidsrijkheid van je verantwoording. Koppel in de meerjarenbegroting jouw doelen aan hoeveel geld je daarvoor nodig hebt. Kijk terug en vooruit.”

Opstraat: ,,Stel jezelf drie vragen bij het achteruitkijken en drie bij de vooruitblik: Welke doelen wilde je bereiken, wat heb je gedaan en hoeveel heeft je dat gekost? En: Wat wil je bereiken, wat ga je daarvoor doen en wat gaat het kosten?”

Wat verrast u bij de verantwoording in het bestuursverslag?
Van der Horst: ,,Het verrast ons dat in sommige jaarverslagen bij belangrijke elementen in een meerjarenbegroting geen toelichtingen zijn opgenomen. Of dat voor de toekomstige jaren elk jaar hetzelfde wordt begroot, bijvoorbeeld bij aantal fte, aantal leerlingen...”

Opstraat: ,,Dan is het lastig te doorgronden of een bestuur echt in control is.”

Van der Horst: ,,Wij merken dat sommige besturen te weinig aandacht geven aan de opvolging van een herstelopdracht bij de continuïteitsparagraaf of het verslag van de intern toezichthouder. Als inspectie kijken we of herstelopdrachten worden opgevolgd. Dus besteed er aandacht aan. En als je niet weet wat je moet doen: neem even contact op. De inspecteur is hiervoor gewoon bereikbaar.”

Tips

Laatst gewijzigd: 
dinsdag 23 maart 2021

Trefwoorden

Nieuwscategorieën