Aanmelden en inschrijven: welke persoonsgegevens mogen scholen uitwisselen?

Scholen in het primair onderwijs hebben het hele jaar door te maken met nieuwe leerlingen die zich aanmelden en inschrijven. Het is daarbij belangrijk om te streven naar zo min mogelijk uitwisseling van gegevens tussen scholen en met ouders. Alleen relevante gegevens mogen worden overgedragen. Wat betekent dat nu in de praktijk en welke regels zijn hiervoor?

Aanmelding po-school

Om een leerling aan te melden voor een po-school mag de school een minimaal aantal persoonsgegevens van de leerling en de ouders uitvragen en verwerken. Wanneer ouders besluiten om de leerling daadwerkelijk in te schrijven, mag de po-school aanvullende gegevens vragen met een inschrijfformulier po.

Overstappen van po naar po of van po naar vo

Wanneer een leerling van een po school overstapt naar een andere po-school of naar een vo-school, mag voor aanmelding het PGN (persoonsgebonden nummer) gevraagd en gebruikt worden. Met het PGN vraagt de po- of vo-school het onderwijskundig rapport (OKR) op. Scholen worden geadviseerd om een duidelijke reden te geven waarom zij het OKR opvragen.

Onderwijskundig rapport

Bij een overstap is een school wettelijk verplicht informatie te delen met de nieuwe school via een OKR of overstapdossier. Het is aan de (oude) school om bij de samenstelling van het OKR zo min mogelijk data te verwerken. Alleen die gegevens die relevant zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op de nieuwe school mogen worden overgedragen. De overstapservice van OSO kan helpen om op een veilige manier en alleen wettelijk toegestane informatie over te dragen.

Het OKR zorgt voor dataminimalisatie en een beveiligde uitwisseling van persoonsgegevens. Met het OKR deel je alleen de persoonsgegevens die relevant zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op de nieuwe school. Deel dus nooit het gehele leerlingdossier. Ouders mogen dit OKR (gedeeltelijk) inzien, maar ze mogen het niet wijzigen of het delen ervan weigeren. Hebben de ouders bezwaar tegen de inhoud van het OKR? Dan hebben ze de ruimte om een opmerking of hun zienswijze te laten opnemen in het onderwijskundig rapport. 

Meer informatie

In de Aanpak IBP leest u meer over het uitwisselen van persoonsgevens. Daarnaast biedt Kennisnet de volgende voorbeelden voor aanmeld- en inschrijfformulieren: 

Laatst gewijzigd: 
woensdag 29 januari 2020

Nieuwscategorieën