Akkoord onderwijs en Google over wegnemen privacyrisico’s

Vandaag is er overeenstemming bereikt met Google over maatregelen gericht op de eerder geconstateerde privacyrisco’s bij Google Workspace for Education. Dit betekent dat scholen gebruik kunnen blijven maken van Google Workspace for Education, mits zij zelf ook enkele acties uitvoeren. Dit is het resultaat van intensieve gesprekken die SIVON, SURF en het Strategisch Leveranciersmanagement Rijk (SLM-Rijk), mede op verzoek van de PO-Raad, hebben gevoerd met Google.

De afspraken bevatten een uitgebreide set contractuele, organisatorische en technische maatregelen. Daarmee worden de op 31 mei 2021 door de Autoriteit Persoonsgegevens geconstateerde privacyrisico’s in voldoende mate afgedekt.

In een verklaring van SURF en SIVON staat een toelichting op dit bereikte resultaat. Google gaat aan de slag met technische aanpassingen maar scholen zullen ook zelf enkele acties uit moeten voeren om Google veilig te (blijven) gebruiken. Voor het primair onderwijs zal SIVON hierbij ondersteuning bieden door middel van webinars, handleidingen en instructies.

 

Wat moeten scholen regelen? 

Aanpassen instellingen 
Naast automatische wijzigingen in de applicatie zal de eigen systeembeheerder van de school ook een aantal instellingen moeten aanpassen in de Workspace omgeving. Daar komt over een aantal weken een handleiding voor beschikbaar. 

Aanvullen instructies 
Een veilig gebruik van Google Workspace vraagt ook toelichting aan de gebruikers. Niet alles is technisch te regelen maar zal deels via gebruiksinstructies moeten. Ook deze komen zo snel mogelijk centraal beschikbaar.

Aanpassen contract 
Na 21 juli volgt informatie over hoe de aangepaste privacy-voorwaarden met Google geaccepteerd moeten worden. Ook dit is een eenmalige activiteit.

Eigen impact analyse doen 
Je bent als school zelf verantwoordelijk om te beoordelen of de manier waarop je Workspace for Education (Plus) gebruikt veilig is. Na 21 juli komt een pakket beschikbaar met alles dat je nodig hebt om zo’n beoordeling te doen. Hiermee kun je ook in de toekomst blijven werken binnen de wettelijk gestelde privacy eisen.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen 
SURF en SIVON zijn nog bezig met een impact analyse (DPIA) op de Chrome browser en het systeem dat op de Chromebooks draait. Op dit moment is daar nog geen uitsluitsel over. Hoewel dit pas later in 2021 tot vervolgacties van jullie zal leiden adviseren we jullie om de berichten van SURF/SIVON hierover steeds goed te volgen.

De hoeveelheid werk per school of bestuur is afhankelijk van de hoeveelheid Google applicaties die een school in gebruik heeft, maar zal naar verwachting 1 tot enkele dagdelen in beslag nemen.


Ondersteuning

Om scholen te helpen bij doorvoeren van de benodigde aanpassingen biedt SIVON de volgende ondersteuning:

  • Op dinsdag 13 juli 13.00-14.00 organiseert SIVON een tweede webinar om de afspraken die gemaakt zijn toe te lichten voor de scholen die vandaag niet aanwezig konden zijn. Aanmelden voor dit webinar kan hier
  • Voor schoolbesturen komt over een aantal weken een handleiding Veilige instellingen beschikbaar waarmee u de aanpassingen kunt doorvoeren. Leden van SIVON en schoolbesturen die hebben aangegeven op de hoogte te willen worden gehouden over Google ontvangen de handleiding via de mail.  
  • Er komen voor het begin van het nieuwe schooljaar webinars om scholen te helpen bij het uitvoeren van de aanpassingen. 
  • In de week van 12 juli zijn voorbeeldbrieven voor ouders, medewerkers, GMR en Raad van Toezicht gereed.

 
Alle ondersteuningsinformatie, handleidingen en webinars worden verzameld op de website van SIVON. Deze pagina wordt doorlopend aangevuld met de laatst beschikbare informatie. 

 

Positief resultaat, gesprekken gaan door  

De PO-Raad is blij dat het SIVON en SURF gelukt is om voor afspraken te maken met Google. Anko van Hoepen, vicevoorzitter PO-Raad: “Het maken van afspraken over vergaande aanpassingen door een techbedrijf als Google is niet eenvoudig en zeker niet vanzelfsprekend. Het resultaat dat deze week gepresenteerd is volgt op een intensieve periode van onderzoek en onderhandeling, waarin SIVON voor het primair en voortgezet onderwijs een cruciale rol heeft gespeeld.” 

SIVON blijft continue in gesprek met Google. De focus lag de afgelopen periode vooral op de uitkomsten van de DPIA op Workspace en het advies van de AP. SIVON blijft in gesprek over andere diensten en producten van Google zoals de aanvullende diensten (Additional Service), ChromeOS en Google Cloud Platform. Ook houden zij een vinger aan de pols rondom de technische verbeteringen die Google door moet voeren op Workspace om te oordelen dat ze tijdig en voldoende worden afgerond. 
 

Laatst gewijzigd: 
donderdag 8 juli 2021

Nieuwscategorieën