Praktijkvoorbeeld

Een lijst met veilige educatieve apps en bewustwording bij medewerkers en leerlingen

Welke educatieve apps kun je met een gerust hart gebruiken? Dat weten ze bij het Venlose schoolbestuur Kerobei. In elk geval als het gaat om de vijftig apps die hun scholen het meest gebruiken. Daarvan hebben ze de veiligheid beoordeeld. Ook de add-ons zijn onder de loep genomen, de uitbreidingen op de apps. Kerobei legde de uitkomsten van de screening vast: een ‘stoplichtsysteem’ geeft nu aan welke apps veilig zijn. Interesse? Kijk hieronder naar de beoordelingen van Kerobei én een aantal handige documenten. 

Vraagstuk 

De Limburgse scholenstichting Kerobei (circa 500 medewerkers en 17 scholen) heeft de ICT-infrastructuur en het -beleid goed op orde. Veel leraren zijn relatief vaardig met het gebruiken en inzetten van ICT. Hun behoefte aan goede educatieve content is groot.  

Ton Pouls, projectleider bij Kerobei: “Zowel veiligheid als diepgang van een digitale omgeving vinden we belangrijk.” Maar een goed evenwicht tussen deze twee bleek een flinke zoektocht. Aan de ene kant is het handig voor leraren als alle educatieve apps in één omgeving als G Suite te integreren zijn, maar aan de andere kant is veilig werken met ICT niet voor iedereen eenvoudig. Voor de meeste mensen is het bijvoorbeeld niet mogelijk om in te schatten of add-ons voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG.”  

Het bestuur van Kerobie wilde een overzicht hebben van een geschikt app-landschap dat gedeeld kan worden met andere professionals, en diende daarvoor een innovatievraag in bij de PO-Raad. 

Resultaat  

Kerobei onderzocht of de apps die hun scholen gebruiken wel veilig zijn. De medewerkers werken met Google Workspace, waarin veel handige applicaties zitten. Het is de projectgroep gelukt om de meestgebruikte apps en add-ons te beoordelen.  

Opbrengsten 
  • Een beoordeling van vijftig educatieve apps. Kerobei heeft de vijftig apps en add-ons die door de scholen van Kerobei het meest gebruikt worden beoordeeld op veiligheid. Alle vijftig hebben een ‘stoplichtkleur’ gekregen. De meeste (32) zijn gelukkig groen, die zijn veilig. Elf zijn oranje, wat wil zeggen dat je ze onder voorwaarden mag gebruiken en zeven staan op rood wat betekent: niet gebruiken! De resultaten zijn te vinden via de Kerobei-Appchecker.  

  • De opzet voor een bewustwordingscampagne gericht medewerkers en leerlingen. De campagne maakt duidelijk dat een app niet alleen draait om functionaliteit, maar ook om veiligheid. En dat het goed is om je af te vragen of het echt nodig is om een app te installeren en of die app voor meer collega’s bruikbaar is. Er zijn handige campagnematerialen, zoals posters en een stappenplan. 

  • Een advies aan de PO-Raad om het onderzoeken van de veiligheid van apps en add-ons landelijk op te pakken. Voor bijna alle scholen is het beoordelen van veiligheid niet eenvoudig door de vaak uitgebreide, juridische voorwaarden. 

  • Materialen waarvan andere scholen gebruik kunnen maken. Zoals een Exceloverzicht met alle 350 apps, de spreadsheet met gehanteerde beoordelingscriteria, de brochure waarin staat hoe en waarom Kerobei met de innovatievraag aan de slag is gegaan, een map met campagnematerialen en een beleidstekst die besturen bij hun eigen aanpak kunnen gebruiken. 

Tips van Kerobei 
  • Maak gebruik van de producten die Kerobei heeft opgeleverd. (Zie hierboven en Downloads) 

  • Oriënteer je goed voordat je begint. Ton Pouls van Kerobei heeft inmiddels behoorlijk wat knowhow en deelt die kennis graag met andere scholen.  

  • Het Rijnlandse model is een projectaanpak die bij Kerobei goed heeft gewerkt bij het vinden van het antwoord op de innovatievraag. Ze hebben veel ervaring met deze aanpak en delen hun kennis hierover graag. 

  • Maak gebruik van de leerkracht van leerlingen. Zij zijn vaak heel handig met digitale middelen. 

Wil je sparren over dit onderwerp?

Neem dan contact op met Kerobei.  

Proces

Kerobei volgt een vaste aanpak bij ICT-innovaties. Ook de innovatievraag over veiligheid van apps heeft ze op deze manier aangepakt. De stichting werkt volgens het zogenaamde Rijnlandse model: niet ‘wie de macht heeft mag het zeggen’, maar ‘wie het weet mag het zeggen’.  

Ton Pouls legt uit: “We stellen een werkgroep samen met daarin alle disciplines die kennis van het onderwerp hebben of die ermee te maken hebben of krijgen. Bijvoorbeeld de ICT-ambassadeur of een administratief medewerker, maar ook een directeur, een teamleider en een leraar. De werkgroep heeft erkende en herkende deskundigheid, waardoor de rest vertrouwen heeft en besluiten accepteert.”  

“Daarnaast werken we bij Kerobei met zogenaamde werkplaatsen. Er is bijvoorbeeld een werkplaats directeuren, een werkplaats teamleiders, ICT-ambassadeurs en ga zo maar door. Bij een innovatie delen de mensen van de werkgroep steeds de informatie met de werkplaatsen. Zo is iedereen op de hoogte. Ze weten wat eraan komt en waarom.”  

Pouls is blij met deze aanpak: “Voor ons werkt het perfect. We hebben op deze manier onze websites en het leerlingvolgsysteem vernieuwd. Al deze trajecten verlopen nagenoeg vlekkeloos.” Meer weten over de veranderaanpak van Kerobei? Lees er meer over in een ander interview met Ton Pouls

Inventarisatie

Ook voor het beoordelen van de apps richtte Kerobei een werkgroep op, die een plan opstelde. Kerobei inventariseerde welke apps er gebruikt werden op haar 17 scholen. Het bleek – tot schrik van Kerobei – te gaan om zo’n 350 apps en add-ons. Samen met het netwerkbedrijf Cloudwise heeft het bestuur toen vastgesteld welke 50 het meest gebruikt werden. 

Beoordeling 

Vervolgens heeft de functionaris gegevensbescherming die vijftig meestgebruikte apps en add-ons beoordeeld op veiligheid. De beoordeelde apps kregen een stoplicht-kleur op een website die speciaal hiervoor gebouwd wordt. Bekijk hier het overzicht. 

Toekomst 

Kerobei is op zoek naar partijen die ook met dit onderwerp bezig zijn zoals Kennisnet, Cloudwise, Google Nederland en natuurlijk andere besturen. Dat zou het ideale scenario zijn voor Kerobei: dat het beoordelen van de veiligheid landelijk wordt opgepakt. Gebeurt dat niet, dan gaat Kerobei zelf aan de slag met het beoordelen van de overige 300 apps en add-ons. 

Bewustwording 

Er was tijdens het traject veel aandacht voor bewustwording. Op elke school is (onder verantwoordelijkheid van de directeur) een bewustwordingsplan gemaakt omtrent de veiligheid van persoonsgegevens, inclusief het gebruik van software. Tom Pouls: “Uiteindelijk gaat het vooral om de houding en het gedrag van leraren, maar ook leerlingen moeten digitaal vaardig worden. Hoe dat er dan uitziet? Elkaar erop kunnen wijzen als iemand per ongeluk zijn scherm aan heeft laten staan bijvoorbeeld.” 

 

Meer weten?

Verhalen bij dit praktijkvoorbeeld

Downloads