De oprichting van een Integraal Educatief Kindcentrum (IEKC) waarbinnen opvang en onderwijs worden aangeboden volgens één pedagogisch en onderwijskundig concept. Dat is het initiatief van Paraat Scholen en de Onderwijsspecialisten. Alle betrokken organisaties werken straks samen als één team, maar maken nog wel op hun eigen manier gebruik van ICT. Paraat Scholen diende in 2017 dan ook de volgende versnellingsvraag in: ‘Hoe kunnen we ICT op een integrale manier inzetten in een IEKC?’ In dit artikel kijken we terug op het proces en blikken we vooruit op het eindresultaat, dat straks ook door andere initiatiefnemers van een IEKC toegepast kan worden. 

Kansen én uitdagingen 

Samen kinderen optimaal voorbereiden op de wereld van morgen, dat is de visie van het IEKC.  Hierin komt een compleet aanbod van regulier basisonderwijs, speciaal (basis)onderwijs, een kinderopvang, de buitenschoolse opvang, een peuterspeelzaal en jeugdzorg. Vanuit gedeelde verantwoordelijkheid zorgt het team voor een doorgaande ontwikkellijn van 0 tot 13 jaar. Dit vraagt om een passende inrichting van ICT binnen het IEKC. Maar hoe pak je dat aan?  

Zo was de eerste gedachte dat er een gemeenschappelijk ICT-systeem zou moeten komen, in ieder geval voor het inschrijven en het volgen van de ontwikkeling van kinderen. Maar vanuit de markt bestaan er nog geen systemen die geschikt zijn voor toepassing door de diverse organisaties binnen een IEKC. Bovendien hebben de verschillende organisaties binnen het IEKC ieder een eigen werkwijze en eigen systemen. Om toch van start te kunnen gaan met het IEKC is een goede ICT-basis nodig die stapsgewijs geoptimaliseerd kan worden. Maar waar te beginnen? Als eerste hebben experts, samen met interne betrokkenen, de onderwijsprocessen, bedrijfsprocessen en ICT per organisatie in kaart gebracht. Hierdoor ontstond een helder beeld van de overeenkomsten en verschillen op zowel proces- als ICT-niveau. Al deze processen zijn met betrokkenen tot een generiek model verwerkt. Aan de hand van dit model konden de huidige systemen en applicaties, per organisatie en per onderdeel in het proces, in kaart gebracht worden.

Model biedt inzicht en geeft richting bij het maken van keuzes

De inzichten die dankzij het model ontstonden, hebben geleid tot de ontwikkeling van een gemeenschappelijke werkwijze, taal en goede afspraken tussen de organisaties in het IEKC. Ook werd inzichtelijk welke ICT-functionaliteiten er nodig zijn om de processen te ondersteunen. Maar nog belangrijker is dat het ingevulde model gebruikt kan worden om keuzes te maken. Zijn er mogelijkheden om voor bepaalde processen een gemeenschappelijk systeem te gaan gebruiken? Kiezen we voor aparte systemen met gemeenschappelijke afspraken over de inrichting? Of handhaven we voor sommige processen aparte systemen en de eigen werkwijze van de organisaties binnen het IEKC?  

Niet per se één systeem, wel één systematiek

Aan de hand van het model zijn de initiatiefnemers met elkaar in gesprek gegaan. Belangrijke conclusie was dat het werken met een gemeenschappelijk systeem geen doel op zich is. Wel is het van belang dat de verschillende processen geharmoniseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over welke gegevens worden vastgelegd over de voortgang en ontwikkeling van een kind. Een van de uitgangspunten is dat er een gemeenschappelijke systematiek van leerlijnen met uitstroomprofielen gecreëerd moet worden. Door processen te harmoniseren, wordt een organisatie flexibeler en kunnen medewerkers onderling makkelijker uitgewisseld worden. Bovendien zorgt dit voor meer mogelijkheden om systemen aan elkaar te koppelen of het aantal applicaties te verminderen. 

Hoe nu verder? 

Door de uitwerking in de versnellingsvraag ligt er een goede basis om van start te kunnen gaan met het IEKC. Het verder harmoniseren van processen en ICT blijft een continu proces. Wanneer dit voldoende is doorgevoerd, ontstaan er mogelijkheden om voor een bepaald proces, bijvoorbeeld het volgen van leerlingen, over te stappen op een gemeenschappelijk systeem.    

Stap voor stap ICT inrichten binnen een IEKC

Voor andere initiatiefnemers van een IEKC zijn er producten in ontwikkeling die gebruikt kunnen worden om eerst de benodigde basis in kaart te brengen en op orde te krijgen. Kennisnet is op dit moment bezig, in samenwerking met de initiatiefnemers en de PO-Raad, met de uitwerking van deze hulpmiddelen. Wanneer deze beschikbaar komen, informeren wij u via de website van de PO-Raad en www.slimmerlerenmetict.nl.