Het inkopen van ICT is voor de meeste schoolbesturen best een opgave. Er is vaak veel geld mee gemoeid en het vraagt om specifieke kennis en vaardigheden. Om besturen te ondersteunen bij het inkoopproces, hebben Kennisnet, de PO-Raad en VO-Raad nu een speciale brochure ontwikkeld: ‘Slim ict inkopen in het onderwijs’.

De brochure ‘Slim ict inkopen in het onderwijs’ is tot stand gekomen na gesprekken met schoolbesturen. De nadruk ligt op het PDCA-stappenplan, dat bestaat uit de onderdelen ‘Plan’, ‘Do’, ‘Check’ en ‘Act’. Het stappenplan helpt schoolbesturen met een goede voorbereiding van het inkoopproces, wat uiteindelijk leidt tot een goede inkoop.

Investeer in een investeringsplan en inkoopbeleid
Het stappenplan laat zien dat het belangrijk is om te investeren in een investeringsplan, een inkoopbeleid en een evaluatie van de resultaten, contracten en het hele proces. Hieronder de stappen op een rij.

Plan-fase
Het schoolbestuur verzamelt in de 'plan-fase' gegevens voor een goed inkoopbeleid. Ook weet het bestuur wat er moet worden ingekocht. Het Vier in balans-model helpt hierbij. Het oprichten van een werkgroep  met betrokkenen zorgt ervoor dat duidelijker wordt waar behoefte aan is. Vervolgens kan het bestuur een inkoopbeleid en investeringsplan opstellen.

Do-fase
In deze fase onderzoekt het schoolbestuur de producten die op de markt zijn. Gesprekken met leveranciers kunnen zinvol zijn. Bij deze oriëntatiefase hoort ook het bepalen van de financiële consequenties van bepaalde keuzes. Het is verstandig gefaseerd in te kopen, zodat je kunt ervaren hoe een toepassing bevalt. Is specifieke expertise niet in huis, dan is het handig om een professionele externe partij te vragen om ondersteuning.

Check-fase
Het bestuur bekijkt in de 'check-fase' of de aangeschafte producten en diensten aansluiten bij de behoefte van de school en hoe het staat met de uitgaven. Zo kunnen zij onnodige kosten voorkomen. Een schoolbestuur wist op jaarbasis bijvoorbeeld 50.000 euro te besparen door te bepalen dat op scholen standaard zwart-wit gingen printen.

Act-fase
In deze laatste fase bekijkt het schoolbestuur of het inkoopbeleid en investeringsplan moeten worden aangepast. Hierdoor weten zij of ze een goede keuze hebben gemaakt op basis van vraag en aanbod en zijn ze voorbereid op het volgende inkooptraject.

Aanbestedingsadviesraad: onafhankelijk advies
U kunt bij uw aanbesteding ook een beroep doen op de onlangs opgerichte aanbestedingsadviesraad, een initiatief van het Doorbraakproject Onderwijs & ICT. Hier kunt u gratis en onafhankelijk advies krijgen bij het ICT-aankooptraject en het matchen van de vraag en criteria met het gewenste aanbod. In de raad zitten experts met kennis van ICT en aanbesteden. Meer informatie vindt u hier.

ICT-Inkoopcoöperatie: samen inkopen
Wist u dat er ook een ICT-inkoopcoöperatie in oprichting is? Begin dit jaar hebben 24 schoolbesturen uit het po en vo hiertoe het initiatief genomen. Gezamenlijk willen zij tijd, geld en energie besparen en een beter aanbod van ICT-producten en diensten organiseren. Inmiddels hebben al meer dan honderd bestuurders interesse getoond om deel te nemen via de Coalition of the Willing. Ook iets voor u? Meld u dan aan voor de startconferentie van de ICT-inkoopcoöperatie op vrijdagmorgen 23 juni in Utrecht.

Brochure Slim ict inkopen in het onderwijs