• Wat moeten we doen bij ICT-problemen als we het beheer hebben uitbesteed?

    Om zo snel en efficiënt mogelijk hulp te kunnen vragen bij ICT-problemen, is het van belang dat u de volgende vragen kunt beantwoorden.

    • Is er vervangend materiaal aanwezig?
    • Wat is de impact van het incident? Met andere woorden, welke invloed heeft het ICT-probleem op het primaire of secundaire proces? Dit bepaalt het antwoord op de volgende vraag.
    • Hoe snel moet het incident opgelost worden?
    • Bij welke leverancier moet u zijn voor het oplossen van het incident?
    • Hoe organiseert u intern het oplossen van incidenten? Met andere woorden, maak afspraken over het inroepen van externe ondersteuning. Wilt u dat het contact met leveranciers via één medewerker gaat, bijvoorbeeld de bovenschools ICT-er, of mogen leraren zelf contact zoeken voor het oplossen van incidenten, of kiest u voor een tussenvorm? Dit kan bij elk schoolbestuur anders zijn, dus onderzoek wat voor uw school of scholen het efficiëntst is.
  • Moeten we op het gebied van privacy iets regelen met de leverancier?

    Als u gebruikmaakt van digitale leermiddelen en toetsen, worden gegevens van leerlingen tussen de school en de leveranciers uitgewisseld. Duidelijke afspraken met leveranciers zijn dan ook essentieel. De PO-Raad heeft in een privacy convenant afspraken gemaakt over wat er gedaan mag worden met leerlingengegevens en wat niet, over het beveiligen en bewaren van die gegevens en over het feit dat de regie altijd bij de school ligt.

    De PO-Raad heeft het convenant daarna verwerkt tot een modelbewerkersovereenkomst. U moet vervolgens wel zelf deze overeenkomst, die wettelijk verplicht is, sluiten met de leverancier. Vergeet daarbij niet de privacy bijsluiter in te laten vullen door de leverancier, waarin onder meer beschreven wordt welke typen persoonsgegevens de leverancier verwerkt.

  • Hoe regelen we de privacy goed op mijn school?

    Gegevens worden steeds vaker digitaal opgeslagen, gedeeld en gebruikt. Niet alleen op scholen, zoals in een Cloudplatform, maar ook bij leveranciers van digitaal materiaal. Het is daarom belangrijk zeker te weten dat de privacy van leerlingen goed geregeld is. De PO-Raad en Kennisnet hebben in de brochure Privacy op school in 10 stappen uitgelegd hoe u meteen aan de slag kunt om controle te krijgen over privacy. In de brochure worden verschillende documenten genoemd, zoals een voorbeeld van een privacyreglement en een modelreglement sociale media. Een overzicht van al het beschikbare materiaal vindt u in het artikel Alle privacyhulpmiddelen voor scholen op een rij.

  • Vier tips om overbodige ICT-kosten te voorkomen

    1. Maak een overzicht van alle lopende abonnementen en licenties en zoek uit of niet-gebruikte abonnementen en licenties afgesloten kunnen worden.
    2. Dat geldt ook voor hardware. Zeker bij een overstap naar de Cloud is het de vraag of de servers op de scholen moeten blijven.
    3. Loop ook huidige contracten met leveranciers goed na: zijn deze nog up-to-date?
    4. Welke kennis over ICT-beheer is er in huis en wat moet uitbesteed worden? Een handige vuistregel om dit te bepalen is door inzicht te krijgen in de vluchtigheid van voorzieningen. Alles wat min of meer standaard is kan door externen worden beheerd namens de onderwijsorganisatie. De zaken die vluchtiger zijn, dat wil zeggen regelmatig veranderen, kunnen beter door de instelling of school zelf beheerd worden.
  • Welke ICT-kosten zijn er en hoe maken wij die inzichtelijk op de begroting?

    ICT-kosten worden vaak gemaakt bij verschillende partijen en zijn in de begroting ondergebracht bij meerdere posten die lang niet altijd als “ICT” geoormerkt zijn. Om toch inzicht te krijgen in deze kosten is er het volgende stappenplan:

    1. Maak samen met alle scholen een inventarisatie van alle ICT-kosten.
    2. Categoriseer de kosten. Denk hierbij aan:
    • Hardware, waaronder ook digiborden, printers en access points;
    • Infrastructuur, zoals internetverbinding, locatieverbindingen;
    • Afschrijving van apparatuur;
    • Software, zowel onderwijsinhoudelijke als administratiesoftware, van aanschaf en jaarlijkse licenties tot onderhoud;
    • Clouddiensten;
    • Inrichtingskosten, zoals installatie en configuratie;
    • Beheer;
    • Kosten einde levenscyclus, d.w.z. het verwijderen en afvoeren van hard- en software;
    • Personeel, zoals een ICT-coördinator en de inhuur van derden.
    1. Neem uw begroting erbij en probeer de categorieën zoveel mogelijk letterlijk over te nemen of anders te specificeren als ICT-uitgave.

    Voor een uitgebreide ICT-meerjarenbegroting kunt u gebruikmaken van de spreadsheet financieel onderdeel innovatie- en investeringsplan ICT.

  • Wat is Bring Your Own Device en wat zijn de voor- en nadelen ervan?

    Bring Your Own Device (BYOD) is een concept waarbij, in het geval van het onderwijs, leerlingen gebruikmaken van hun eigen device van thuis. Het zijn de ouders die dan zorgen voor een goed werkend apparaat en niet de school. Dit heeft zowel voor- als nadelen.

    Voordelen:

    • De school heeft minder directe kosten. De kosten voor de aanschaf en de bescherming liggen immers bij de ouders.
    • Leerlingen kunnen thuis op hun eigen device verder met hun huiswerk, zonder daarvoor de hardware van de school mee te moeten nemen.

    Nadelen:

    • Het centraal beheren en updaten van de devices is lastig, vanwege de diversiteit aan besturingssystemen, Cloudplatforms, standaardprogramma’s etc.
    • Er is een risico dat de prestaties van leerlingen uiteen zullen lopen door het verschil in (kwaliteit van) device.
    • Het is niet altijd mogelijk voor de leraar om alle devices te volgen en real-time te beheren, waardoor de kans groter wordt dat leerlingen andere dingen gaan doen op de device.
    • Niet alle tools en apps zijn beschikbaar voor alle besturingssystemen.
    • Mogelijk zijn niet alle ouders financieel in staat en bereid om het BYOD-principe te omhelzen.
  • Op welk niveau kunnen we het beste onze infrastructuur en leermiddelen regelen, bovenschools of op schoolniveau?

    De inkoop en het beheer van ICT worden al in veel sectoren centraal geregeld. Ook voor schoolbesturen met meerdere scholen onder zich biedt een bovenschoolse organisatie van ICT voordelen:

    1. Door gezamenlijk in te kopen kan een betere prijs bedongen worden bij de leverancier en betere afspraken over service gemaakt worden.
    2. Het interne beheer van ICT kan efficiënter worden als dit bovenschools wordt georganiseerd: het is voor alle medewerkers duidelijk wie er verantwoordelijk is voor welke ICT-zaken.

    Dit geldt niet per definitie voor alle ICT-middelen. Enkele vuistregels:

    • Wifi bepaalt niet het karakter van de school, maar moet voldoen aan algemene kwaliteitseisen. Het is bij uitstek iets wat u bovenschools kunt regelen.
    • Hetzelfde geldt in grote mate voor Clouddiensten. Als samenwerking tussen scholen een belangrijke pijler is, omdat u bijvoorbeeld administratieve zaken vereniging- of stichtingbreed heeft geregeld, dan is het gebruik van één centraal georganiseerd Cloudplatform het efficiëntst.
    • Voor devices verschilt het per apparaat. Bij digiborden bijvoorbeeld gaat het erom dat ze voldoen aan algemene (kwaliteits)eisen en is het minder belangrijk hoe ze eruit zien. Echter, de keuze voor tablets of laptops kan per school verschillen afhankelijk van de schoolvisie.
    • De keuze voor leermiddelen is nog weer persoonlijker en kan in veel gevallen het beste door de school zelf beantwoord worden.
  • Wat zijn de voor- en nadelen van werken in de Cloud in vergelijking met werken via lokale servers?

    Voordelen:

    • Aangezien de Cloud een standaarddienst is, zijn de beheerkosten en -last minder. Scholen kunnen zich daarom richten op de inhoud van de Cloud in plaats van op de techniek ervan.
    • U heeft altijd, overal en met vrijwel elk device toegang tot de Clouddienst.
    • Data in de Cloud zijn veilig, omdat ze niet afhankelijk zijn van apparaten die kapot kunnen gaan.
    • Het delen van en samenwerken in documenten met collega’s is makkelijk, omdat de data centraal opgeslagen worden.
    • Alle documenten die in de Cloud gemaakt worden, worden automatisch opgeslagen.
    • De Cloud is schaalbaar, dat wil zeggen dat het naar behoefte kan groeien en krimpen, zowel op gebied van gebruikersaantal, als op het gebied van inhoud.

    Nadelen:

    • Alles valt of staat met een goede internetverbinding. Zonder internet werkt de Cloud niet.
    • Als er iets misgaat met de Cloudserver, dan kan de gebruiker daar zelf niets aan doen. U bent dus afhankelijk van de provider als de Cloudserver het niet doet.
    • Op het gebied van privacy vereist werken in de Cloud extra aandacht. De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens die in de Cloud staan en daar zitten twee belangrijke verplichtingen aan vast. 1) U dient intern passende maatregelen te nemen om verlies van gegevens of onrechtmatig gebruik te voorkomen. 2) U moet duidelijke afspraken maken met de Cloud leverancier zodat de bescherming van persoonsgegevens ook bij hen gewaarborgd wordt.
    • Als scholen of individuele leraren zelf al een Clouddienst gebruiken, dan kan het lastig zijn om alle medewerkers één centraal platform te laten gebruiken voor ten minste gezamenlijke data.

    Mits de randvoorwaarden aanwezig zijn, zoals stabiel internet en een goed beveiligde toegang, biedt de Cloud kansen voor het onderwijs: meer doen met minder kosten en beheerlast.

  • Wat is de Cloud?

    De Cloud is een online werkomgeving waarmee de medewerker altijd en overal via een internetverbinding toegang heeft tot de data die in de Cloud zijn opgeslagen. Dit kan van alles zijn, van gedeelde documenten tot e-mails. Er wordt gebruikgemaakt van de servers van de Clouddienst en dus niet van servers van de school zelf. Het is een standaarddienst, die door de gebruiker zelf aangeschaft en ingericht kan worden en waarvoor naar gebruik wordt betaald.

  • Aan welke eisen moeten digitale leermiddelen voldoen?

    Om alles uit digitale leermiddelen te kunnen halen, moeten deze aan een aantal eisen voldoen.

    1. De leeropbrengsten van de leerling zijn af te lezen op een dashboard, zodat de leraar inzicht heeft in de resultaten en (real time) kan bijsturen en ondersteunen.
    2. Het leermiddel is adaptief. Met andere woorden, de leraar, de leerling of de algoritmes van het leermiddel kunnen het leermateriaal aanpassen aan de leerbehoeften van de leerling.
    3. Het leermiddel is flexibel, dat wil zeggen: het heeft een kortere levenscyclus dan papieren lesmateriaal, waardoor het makkelijker en sneller aan te passen is, zowel door de school als door de leverancier.
    4. Het leermateriaal is modulair opgebouwd, zodat scholen zelf hun lesprogramma kunnen samenstellen en niet vastzitten aan een vastomlijnd totaalpakket.
    5. Het lesmateriaal sluit aan op het leerlingvolgsysteem van de school, zodat de leraar zijn of haar lessen kan afstemmen op de specifieke leerbehoeften van leerlingen, op basis van testresultaten.
    6. Het digitale leermiddelen kunnen gekoppeld worden aan de elektronische leeromgeving. Zo is het leermateriaal inzichtelijk, makkelijk te bereiken en te ordenen en het materiaal te differentiëren.

    Zie ook het Programma van Eisen Leermiddelen van de PO-Raad.

Pagina's