Aan welke eisen moet een leerlingendossier voldoen? Wat zijn de rechten van ouders ten aanzien van de inhoud van dat dossier?

Er is geen wettelijke bepaling die voorschrijft wat de inhoud van een leerlingendossier moet zijn. De school houdt voor elke leerling een dossier bij waarin de formele gegevens van het kind genoteerd staan: naam, adres, gezinssituatie, eventuele voorgeschiedenis en  eventuele medische gegevens die van belang zijn voor het onderwijs. Daarnaast worden in het dossier verslagen opgenomen van gesprekken binnen het onderwijsteam over het kind, gesprekken met de ouders, gegevens van onderzoeken en testen, observatieverslagen en het handelingsplan. Ook worden er soms schriftelijke observaties van leraren toegevoegd over de sociale en emotionele ontwikkeling van het kind, zijn werkhouding en taakaanpak. De vorderingen van de leerling worden ook hierin bijgehouden, in ieder geval zullen de rapporten in het leerlingendossier terug te vinden zijn.

Het leerlingendossier is strikt vertrouwelijk en ligt achter slot en grendel. Ouders hebben het recht om het dossier in te zien, ook als het digitaal is. In de praktijk betekent dit dat er een afspraak gemaakt moet worden met de directeur of locatieleider om dit te doen. Ouders krijgen het dossier niet mee maar zij hebben wel recht op een kopie. Persoonlijke aantekeningen van de leerkracht of de directeur mogen afgeplakt worden. De school mag voor de kosten daarvan maximaal € 4,50 in rekening brengen. De gegevens mogen nooit aan derden worden doorgegeven of door anderen worden ingezien zonder toestemming van de ouders.

De Wet bescherming persoonsgegevens is hierbij van toepassing. Er is een model privacyreglement voor leerlingengegevens gemaakt. Hierin is opgenomen wat de rechten zijn van leerlingen, c.q. hun wettelijke vertegenwoordigers. Het reglement is op te vragen bij de helpdesk van de PO-Raad.