Hoe kunnen wij binnen de fiscale regels een tablet verstrekken aan een werknemer?

Tablets voor zakelijk gebruik zijn in de herfst van 2014 door de rechter definitief vrijgesteld van loonheffing. Dat blijkt uit een uitspraak van het gerechtshof in Amsterdam. De uitspraak is goed nieuws voor scholen die tablets aanschaften en die te maken kregen met een naheffing van de Belastingdienst.

Eerder pleitten PO-Raad en VO-raad al voor aanpassing van de fiscale regels met betrekking tot tablets in het onderwijs. Zij stuurden daarover gezamenlijk een brief aan de Tweede Kamer.

Volgens het gerechtshof moet de tablet als communicatiemiddel worden beschouwd, omdat deze voornamelijk is bedoeld voor internetten, e-mailen en het versturen van berichten. En niet voor het schrijven van lange teksten. Daarmee komt ook de 90%-regel die voor computers geldt, te vervallen. Computers moeten vrijwel volledig zakelijk worden gebruikt, voor tablets die belastingvrij worden verstrekt, hoeft dat gebruik slechts 10% te zijn.

Aan de onduidelijkheid over het al dan niet rekenen van loonheffing over zakelijke tablets is met deze uitspraak een einde gekomen. De PO-Raad adviseert schoolbesturen die op grond van deze uitspraak onterecht betaalde loonheffing willen terugvorderen, zich te wenden tot de Belastingdienst.

Eerdere regels

Eerder golden de volgende regels:

De belastingdienst ziet het verstrekken van een tablet aan medewerkers als een vorm van loon in natura, tenzij u wettig en overtuigend kunt bewijzen dat de tablet voor minimaal 90 procent wordt gebruikt voor werk gerelateerde activiteiten. In de praktijk blijkt dit bewijs niet eenvoudig te leveren. Gevolg is dat over de waarde van de tablet loonbelasting moet worden afgedragen. De tablet mag wel worden meegenomen in de werkkostenregeling voor zover daar ruimte voor is.

Het verstrekken van aanvullende vergoedingen aan medewerkers, buiten de werkkostenregeling om, is strikt genomen volgens de cao niet toegestaan. Maar hier is geen controle of handhaving op. Als u besluit toch een aanvullende vergoeding in de vorm van een tablet te verstrekken, dan dient u er rekening mee te houden dat de aanvullende vergoeding wordt gezien als loon en dat daar dus ook loonbelasting en eventuele premies over moeten worden betaald.