Schoolbesturen zoeken naar meer structuur voor bestuursverslag

Hoe wordt het schrijven van het bestuursverslag makkelijker en het effect van het verslag groter? In de Pilot bestuursverslag kijkt een groep schoolbesturen naar de mogelijkheden om het verslag van de schoolbesturen in het primair onderwijs meer te structureren. Maar alle schoolbesturen worden uitgenodigd om mee te denken en mee te praten.

Het bestuursverslag is een logisch middel om informatie over financiën en beleid te verzamelen en te structuren. Het schoolbestuur kan het verslag delen met de stakeholders om zich te verantwoorden en om het gesprek over de toekomst van het onderwijs en de organisatie te voeren. In de praktijk blijkt echter dat het bestuursverslag vaak een ‘verplicht nummer’ is geworden. Het vergt een flinke inspanning om een bestuursverslag te schrijven en het doet nauwelijks zijn werk in de horizontale en verticale verantwoording. De verslagen zijn vaak te lang, te ingewikkeld, te herhalend en te weinig gelezen. Daar willen we iets aan doen.

Naar aanleiding van de ALV van de PO-Raad van november 2018 heeft een aantal schoolbesturen de koppen bij elkaar gestoken. De eerste vraag aan hen was wat zij zien als het ideale bestuursverslag. Dat is een kort en bondig verslag, met grafische weergaves, een duidelijke lijn en geen herhalingen. Het helpt primair met het evalueren van doelen en ambities van de organisatie. En is betrouwbaar en informatief. Idealiter is de informatie in het verslag ook bruikbaar om een overall beeld van de sector te verkrijgen.

De groep schoolbesturen gaat de komende tijd verder kijken of een vast format gaat helpen een beter bestuursverslag te schrijven. Een vast format bestaat uit het ‘wat’ en het ‘hoe’. ‘Wat’ omschrijft welke onderwerpen erin komen, het ‘hoe’ omschrijft hoe de onderwerpen worden weergegeven. En een vast format kan bijdragen aan automatisering. Indien alle schoolbesturen een deel van het bestuursverslag op dezelfde manier opstelt, is de informatie makkelijker te maken, beter te begrijpen en beter vergelijkbaar.

De groep schoolbesturen die nu aan het praten is over de structurering van het bestuursverslag, gaat aan de slag om een aanzet te maken van een vast format. Daarvoor is echter veel meer denkkracht en betrokkenheid nodig. Zodra er concrete ideeën en denkbeelden zijn ontwikkeld, wordt iedereen gevraagd om daar over mee te denken in een online klankbordgroep. Vervolgens is het de bedoeling dat er een voorstel komt voor de ledenvergadering van de PO-Raad.