In de sectoren po en vo is een instelling (of eigenlijk volgens de Wet milieubeheer ‘inrichting’) een school. De informatieplicht geldt dus enkel voor scholen die een hoger verbruik hebben dan 50.000 kWh elektriciteit of 25.000 m³ aardgas (equivalent) per jaar.
Vaak is het ook voor scholen die qua elektriciteit en gasverbruik onder deze normen verbruiken wel zinvol om de maatregelen door te nemen en te kijken welke goed uitvoerbaar zijn op uw school/scholen. Het idee is namelijk dat deze maatregelen zich terugverdienen.

Dit is wat ons betreft op het randje. Vóór de invoering van de lumpsum golden er minder strenge regels ten aanzien van de investering in huisvesting. Dus als aangetoond kan worden dat deze reserves zijn opgebouwd vóór 1 augustus 2006, geldt er meer vrijheid voor huisvestingsinvesteringen.
Als het gaat om investeringen voor het realiseren van voorzieningen voor kinderopvang, is het de vraag of dit nog wel onder de ruimere interpretatie van artikel 148 van de Wpo valt. De Wpo heeft immers alleen betrekking op het primair onderwijs. Uiteindelijk zal de accountant hier een oordeel over moeten vormen. Ons advies is dan ook om de casus met uw accountant te bespreken.

In de Wet op het primair onderwijs is een bepaling opgenomen die het moeilijk maakt voor schoolbesturen om te investeren in het eigen schoolgebouw.

Toenmalig staatssecretaris Sharon Dijksma heeft destijds scholen ook formeel verboden te investeren. Achterliggende reden is dat het Rijk van mening is dat de middelen die zij aan de scholen via de lumpsum beschikbaar stellen worden besteed aan het onderwijs zelf. Daarmee werd voorbij gegaan aan het feit dat een investering in het gebouw direct (bijv. beter binnenklimaat) of indirect (bijv. energiebesparing) ook een daadwerkelijke bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van het onderwijs. Formeel geldt dit investeringsverbod nog steeds. Wel voert het ministerie een terughoudend sanctiebeleid. In de praktijk vindt alleen terugvordering plaats bij het realiseren van extra vierkante meters (uitbreiding, tijdelijke huisvesting, m2 voor kinderopvang). Een schoolbestuur mag niet investeren in taken die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen.

Bij de overheveling van het onderhoud aan de buitenkant veranderde er op dit punt wel het een en ander. De overheveling betekent dat een bestuur sinds 1-1-2015 ook mag investeren in energiebesparende maatregelen en een kwalitatieve verbetering van de gebouwen. Immers het bestuur mag voor alles dat tot de verantwoordelijkheid hoort van het bestuur investeren. Bij de overheveling van het onderhoud is die verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud uitgebreid tot het gehele gebouw. Dat maakt het dus ook logisch dat het bestuur ook geld mag besteden dat leidt tot kwalitatieve verbeteringen in bijvoorbeeld onderhoud, binnenklimaat en energieverbruik.

Omdat er veel onduidelijkheid bestaat bij schoolbesturen en gemeenten heeft de PO-Raad heeft bij de behandeling van de wet erop aangedrongen duidelijkheid te geven wat wel en niet mag. Bij de kamerbehandeling van de wet heeft toenmalig staatssecretaris Dekker enige duidelijkheid gegeven.
Hieronder vindt u de spelregels zoals die tot nu toe bekend zijn:

1. Onderhoud
Bij onderhoud mag een bestuur investeren in kwalitatieve verbeteringen van het gebouw. Randvoorwaarde is dat de investering zich in een redelijke termijn laat terugverdienen en zich beperkt tot een redelijk bedrag. Een definitie van de 2 begrippen is er niet. Het is aan het bestuur om in redelijkheid hiermee om te gaan.

2. Nieuwbouw
Bij nieuwbouw is het niet toegestaan dat een bestuur een bijdrage levert aan de nieuwbouw van een school voor dat deel waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. Dus het kan niet zo zijn dat de gemeente maar een deel van de vergoeding betaalt en het bestuur de rest laat betalen. De gemeente moet minimaal de normvergoeding zoals die in de eigen huisvestingsverordening is vastgelegd vergoeden. Het bedrag moet ook zodanig zijn dat kan worden voldoen aan de eisen van het bouwbesluit. Het schoolbestuur mag wel boven deze normen investeren in het gebouw om bijvoorbeeld een lager energieverbruik of beter binnenklimaat te realiseren. Ook hier onder de voorwaarde dat het gaat om een redelijk bedrag en een redelijke termijn.

3. Renovatie
Bij renovatie wordt het iets ingewikkelder. Zoals bekend is renovatie een begrip dat in de wet niet is geregeld. Formeel is de gemeente nog slechts verantwoordelijk voor (vervangende) nieuwbouw. Renovatie van een gebouw (i.p.v. nieuwbouw) kan echter in het belang zijn van beide partijen. Voor het gemeentebestuur omdat het gaat om een levensduurverlengende activiteit, dat leidt tot lagere lasten dan wanneer nieuwbouw moet worden gerealiseerd. Voor het schoolbestuur omdat renovatie leidt tot een beter gebouw (functioneel en onderhoudstechnisch), minder energiekosten en daarmee dus tot lagere exploitatiekosten. Ook omvat renovatie onderhoudsactiviteiten waarvoor het bestuur sinds 1-1-2015 verantwoordelijk is. Bij renovatie is het dus ook niet onlogisch dat een schoolbestuur een bijdrage betaalt mits dat binnen redelijke grenzen blijft en zich in een redelijke termijn terugverdient.

Belangrijk is dat gemeente en schoolbestuur vroegtijdig goede afspraken maken. Met name de verdeling van de kosten is belangrijk. Daarbij kunnen verschillende verdeelsleutels worden gehanteerd, variërend van een procentuele verdeling tot een verdeling waarbij op elementniveau (gedetailleerde) afspraken worden gemaakt.

4. Renovatie of nieuwbouw
Nog ingewikkelder wordt het wanneer een keus gemaakt moet worden tussen nieuwbouw of renovatie. Immers bij nieuwbouw mag een schoolbestuur niet investeren binnen de normvergoedingen die de modelverordening van de gemeente noemt (zie hiervoor onder 2). Aan de andere kant leidt nieuwbouw ook meestal tot een aanzienlijke kostenbesparing voor het schoolbestuur. De vraag doet zich dan voor of een bijdrage mag worden geleverd aan een dergelijk nieuwbouw project. Nieuwbouw zal voor de gemeente vaak leiden tot hogere lasten, terwijl het voor het schoolbestuur meestal een besparing zal opleveren. Op zich is het dan niet onredelijk dat het schoolbestuur een bijdrage levert. Boven de gemeentelijke normvergoedingen is dat mogelijk (zie punt 2).

Indien de bijdrage van het schoolbestuur leidt tot een lagere bijdrage dan de normvergoeding van de gemeente is dat de vraag. Soms kan dat dus weliswaar redelijk zijn, maar is het wel in strijd met de regels. Een eenduidig antwoord is hier dus niet op te geven.

Voor de accountantscontrole zijn regels opgenomen in het controleprotocol. Deze gaan nog uit van een algeheel investeringsverbod. Dat betekent dat accountants verplicht zijn het jaarverslag melding te maken wanneer een bestuur investeert in het eigen gebouw. Overigens is bekend dat accountants hier verschillend mee om gaan.

OCW heeft een kennisdocument beschikbaar gesteld in aanloop naar de wetswijziging die het investeringsverbod opheft. Hierin is aangegeven waarin een schoolbestuur mag investeren binnen de huidige wetgeving.

Voor deze weigeringsgrond is geen wettelijke norm vastgelegd. Uit het geschreven toelatingsbeleid van het schoolbestuur moet blijken wanneer een school vol is. Daarin staan criteria voor toelating en weigering. Waar trekt het bevoegd gezag de grens en waarom? De Raad van State accepteert dat nieuwe leerlingen mogen instromen tot een onderwijskundig verantwoord maximum aantal leerlingen. Op basis van het toelatingsbeleid kunnen ook voorrangsregels worden gehanteerd als het aantal aangemelde leerlingen groter is dan de opnamecapaciteit. Dan worden eerst leerlingen toegelaten voor wie de afstand huis-school bij niet-toelating het grootst zou zijn. Ook de verkeerssituatie tussen huis en school kan een voorrangsregel zijn. Per 1 augustus 2014 hebben schoolbesturen een zorgplicht: zijn moeten een passend onderwijsaanbod doen voor alle leerlingen die worden aangemeld, of staan ingeschreven. Dit hoeft niet als de school vol is.

Volgens de Wet milieubeheer is een instelling een school. De informatieplicht geldt dus alleen voor scholen met een hoger verbruik dan 50.000 kWh elektriciteit of 25.000 m³ aardgas per jaar. Echter, het is ook voor scholen die minder elektriciteit en gas verbruiken zeer zinvol om de maatregelen door te nemen en te kijken welke toepasbaar zijn. De maatregelen verdienen zich doorgaans terug.

Volgens de wet moet de gemeente de kosten van een constructiefout vergoeden. Uiteraard moet er eerst worden vastgesteld óf er sprake is van een constructiefout. Het feit dat het schoolbestuur bouwheerder was, is niet relevant. Alleen als de fout is ontstaan als gevolg van nalatigheid door het schoolbestuur, kan het bestuur verantwoordelijk worden gesteld. Zie ook Artikel 30 van de (model) Verordening onderwijshuisvesting.

Het is bekend dat accountants hier verschillend mee omgaan. Formeel staat het investeringsverbod nog steeds in de regelgeving (artikel 148 lid 1 Wpo), maar voormalig staatssecretaris Dekker heeft aangegeven dat investeren in duurzaamheid mag, mits het een redelijk bedrag is dat zich op redelijke termijn laat terugverdienen. Wat redelijk is, is niet duidelijk. Sommige accountants kijken daarom puur formeel naar de wet. Wat de PO-Raad betreft, moet de wet worden aangepast. Voor meer informatie, zie het concretiseringsvoorstel onderwijshuisvesting van de PO-Raad, VO-raad en VNG. De Inspectie heeft een terughoudend sanctiebeleid. Vuistregel is dat schoolbesturen in ieder geval niet mogen investeren in extra of tijdelijke m2. Wanneer de gemeente middelen beschikbaar stelt voor een nieuw gebouw, dan kan een bestuur extra investeren. Een maximum bijdrage van 10% door het schoolbestuur wordt hierbij als redelijk en billijk gezien. Een redelijke terugverdientermijn is tussen de 10 en 15 jaar. Waarschijnlijk zal de accountant in dergelijke gevallen een aantekening maken bij de controle van de jaarrekening. Het is aan het bestuur om een afweging te maken. OCW heeft een kennisdocument gepubliceerd om de verantwoordelijkheidsverdeling voor onderwijshuisvesting en de mogelijkheid tot investeren door het schoolbestuur nog eens toe te lichten, in aanloop naar de komende wetswijziging.
Er zijn ook andere mogelijkheden om dit soort voorzieningen te realiseren waardoor het geen investering meer is, maar onderdeel uitmaakt van de exploitatie. Meer informatie lees je in het kennisdocument van Ruimte-OK dat is ontwikkeld bij het Aardgasvrije en Frisse Scholenprogramma.