Het eerste resultaat van SPOVenray was eigenlijk het versmallen van de innovatievraag. Van een grote visionaire gedachte ‘Hoe kunnen we onze data slimmer organiseren?’ naar een concrete werkvraag: Hoe kunnen we slim zoeken en opslaan? 

Het antwoord vonden ze in een app die al in hun goed ingerichte Google-omgeving stond. Die app staat nu bij alle medewerkers en leerlingen op het bureaublad en dankzij een filmpje en een strip kent iedereen de mogelijkheden. 

Dit zijn de resultaten van de innovatievraag  

• Alle medewerkers en leerlingen kunnen hun bestanden nu slim opslaan en zoeken. Ze gebruiken hiervoor de app Cloud Search. In de praktijk betekent dit ze niet hoeven na te denken waar ze iets opslaan. Dus  documenten op alfabet in een map opbergen, is verleden tijd. De app vindt alles. 

• SPOVenray heeft een  strip en een filmpje ontwikkeld, zodat medewerkers en leerlingen zien wat de mogelijkheden zijn van de app. 

• Er is een online trainingsmodule ontwikkeld voor het handig opslaan en zoeken.  

• Een enthousiaste organisatie. Iedereen is positief over het gebruik van de app. Een kleine groep bevlogen collega’s werkte eerst aan een tastbaar voorbeeld en maakte zo de rest van de organisatie enthousiast voor deze innovatie.   

Tips  

Zelf aan de slag met een innovatie op dit gebied? Dit zijn de tips van SPOVenray:  

• Maak gebruik van een prototype. Een model of een voorbeeld dat laat zien waar je mee bezig bent. Als dat werkt, kun je het later uitbouwen. 

• Timmer het proces niet van tevoren dicht maar kijk steeds opnieuw naar wat er gebeurt. Elke fase levert iets op en kan bepalend zijn voor je volgende stap. 

• Geef zelf het goede voorbeeld als je gebruikmaakt van slim zoeken en opslaan. Dus geen discussie meer over hoe gaan we archiveren en wie maken we daar verantwoordelijke voor. 

Toen SPOVenray startte met de innovatievraag ‘Hoe kunnen we onze data slimmer organiseren met moderne technologieën?’, dachten de leden van de projectgroep aanvankelijk groots. Ze wilden zelf een eigen systeem bedenken om documenten te ordenen en op te slaan. Mart van Gessel, staflid kwaliteit en onderwijs: “Na een bijeenkomst met de PO-Raad zagen we in dat het niet nodig was om op de stoel van bijvoorbeeld Google te gaan zitten. Toen hebben we onze visionaire gedachte teruggebracht tot een concrete werkvraag: slim kunnen zoeken en opslaan.” 

App selecteren: Cloud Search

Uit onderzoek bleek dat de app Cloud Search alles kon wat SPOVenray voor ogen had. Denk aan het ordenen en het toegankelijk maken van documenten en deze up-to-date houden. Iedereen had al toegang tot deze app maar niemand was ermee bekend. 

Leerlingen en leraren verleiden

Om te laten zien wat je allemaal met de app kunt, heeft de werkgroep een strip voor leerlingen en een filmpje voor leraren ontwikkeld. Zo hopen ze beide groepen te verleiden om alle opties van de app te gebruiken.  

Samenwerken

De werkgroep heeft met verschillende partners opgetrokken tijdens dit traject: 

• Cloudwise richtte een Google-omgeving in

• Kennisnet adviseerde om de vraag te versmallen

• De PO-Raad stroomlijnde het proces en de communicatie

• Google Nederland hielp bij de keuze van een geschikte app

Proces als opbrengst

Aanvankelijk dacht Van Gessel dat ze de aanpak van de innovatievraag breed moesten communiceren. Met flyers en met veel toeters en bellen. Alle directeuren moeten toch op de hoogte zijn? “We hebben het tegenovergestelde gedaan”, zegt Van Gessel stellig. “Met een kleine groep enthousiaste mensen zijn we aan de slag gegaan en pas toen we een concreet resultaat hadden, zijn we dat gaan delen. Zo voorkom je dat een hele groep bij de start denkt, wat gaan ze nu weer doen? En wanneer zien we resultaat? Dat inzicht zie ik zeker ook als een opbrengst van het project en als een tip voor anderen.” 

Invloed coronacrisis

De Coronacrisis droeg bij aan de vooruitgang. Door de noodzaak om online te werken, maakte iedereen zich dat snel eigen.  

SPOVenray, een bestuur van 14 scholen voor primair onderwijs in Noord-Limburg, onderzoekt hoe informatie en informatiestromen slimmer georganiseerd kunnen worden door gebruik te maken van de mogelijkheden en data die bijvoorbeeld Google biedt. Door bijvoorbeeld informatie slim te metadateren, te verbinden en de computer ‘mee te laten denken’ (Artificial Intelligence), kunnen er automatisch dossiers gemaakt worden rond thema’s. Dat is een andere manier van denken én werken. De stichting start hiervoor een pilot met een kleine groep mensen en in samenwerking met Google Nederland.  

Goede ICT-basis

Het fundament voor de ICT-infrastructuur van SPOVenray is op orde. De stichting heeft in het schooljaar 2018-2019 flink geïnvesteerd in ICT. De organisatie is overgestapt naar een andere netwerkleverancier, er zijn nieuwe devices aangeschaft en alle wifi-verbindingen zijn opnieuw aangelegd. Daarnaast heeft elke school basistrainingen gehad om te werken in de Google-omgeving. Het slim organiseren van data is de volgende stap.